Ordners met bankafschriften, hangmapjes en archiefdozen met facturen, handleidingen: je vader (of moeder) deed het en jij waarschijnlijk ook. Maar met het verstrijken van de jaren ontstaat er steeds meer papier, je hebt een kast nodig om alles in op te bergen en je kunt er verder niks mee. Gelukkig hoeft dat ook niet meer!
Weg met dat papier.
De mooiste oplossing is om al die documenten in te scannen en er een computerbestand van te maken: als een PDF-bestand of eventueel als een plaatje/foto.
Goedkoopste oplossing
Je kunt een scanner kopen (beste oplossing, maar je moet zo’n apparaat eenmalig aanschaffen en dat kost je ergens tussen de 70 en 300 euro). Heb je dat er niet voor over: maak dan met je telefoon gewoon een foto van het document en mail dat vervolgens naar jezelf.
De volgende stap
Het mooiste en meest overzichtelijke is om die documentenbestandjes in aparte mapjes op je computer op te slaan of op een externe harde schijf. Maar ja, het nadeel daarvan is dat, als je computer of harde schijf ooit kapot gaat, de bestanden ook weg zijn.
Opslaan in de cloud
Tegenwoordig zijn er heel veel mogelijkheden om je bestanden te bewaren op een harde schijf van een bedrijf ergens op de wereld. Die vorm van opslag heet ‘opslaan in de cloud’ : je kopieert de bestanden vanaf je eigen computer naar zo’n externe opslagdienst en tot ver na je dood blijven alle documenten bewaard.
Welke cloud-opslag?
Alle grote internetbedrijven bieden opslag aan en zijn stabiel, dus hoef je je geen zorgen te maken of het verlies van de bestanden:
Google heeft Google-drive : tot een opslag van 15 gigabyte aan informatie is dit gratis. Hier heb je genoeg aan voor de opslag van documenten.
Heb je een I-phone telefoon van Apple, dan ben je al bekend met I-Cloud : tot 5 gigabyte gratis.
Als je Windows gebruikt is ook One-drive van Microsoft een idee: Ook hier tot 5 GB gratis.
En daarnaast is er natuurlijk Dropbox, tot 2 GB gratis en daarboven al gauw een tientje per maand.
en biedt ook het Amerikaanse Amazon opslagdiensten aan: een euro per maand voor 100 GB.
Iedere dienst heeft zijn eigen voor of nadelen, maar als privé-gebruiker zou ik me daarover mijn hoofd niet breken.
Maak mapjes in de cloud
Als je eenmaal een keuze hebt gemaakt, moet je inloggen op die dienst. Je hebt dan toegang tot je eigen hard schijf op hun computer en net als op je eigen computer is het dan handig om mappen aan te maken om je verschillende documenten te ordenen. Gemakkelijk om ze terug te vinden, hoewel je ook altijd kunt zoeken naar bestanden.
Je kunt mappen maken voor je belastingaangiften bijvoorbeeld: Je noemt een map Belastingaangifte2018, Belastingaangifte2019 enzovoort en je kopieert de betreffende bestanden daar naar toe. Of je maakt mappen aan voor je verzekeringen, of rekeningen van leveranciers, garantiebewijzen enzovoort enzovoort.
Het voordeel van deze vorm van opslag is, dat je ze waar je ook bent op de wereld je deze kunt raadplegen.
En ten slotte: gooi al die ordners met al die papieren gewoon weg. Opgeruimd staat netjes!
Gerard
P.S. Het plaatje bij dit artikel is natuurlijk alweer hopeloos gedateerd: nog maar tot voor kort kon je ook je bestanden op een CD branden en dan opslaan. Helaas heeft die ook niet het eeuwige leven en je blijft zitten met het bewaren van die schijfjes.